Dokumenthantering och GDPR

Vi hanterar dagligen personuppgifter, vilket regleras i dataskyddsförordningen. Där sägs att personuppgifterna måste ha ett klart ändamål, vara nödvändiga, ha en laglig grund och skyddas.

GDPR-kontaktperson vid IOB är Karin Lundberg.

Informera Karin om du behandlar personuppgifter.
Samla bara in personuppgifter om det finns särskilda skäl och ändamål.
Lagra informationen på universitetets servrar. Lagra och transportera inte på stickor, egna hårddiskar eller bärbara datorer.
Hantera personuppgifter på papper varsamt.
Minimera personuppgifter i e-post.

Mer information om GDPR hittar du här.

Mer information om hantering av e-post hittar du här.

Dokumenthantering och arkivering

Uppsala universitet är en myndighet och styrs av ett antal lagar och förordningar som kräver att arkiv och offentliga register ska hållas i ordning så att de tillgodoser öppenhet och spårbarhet.

För detta ändamål ska en datahanteringsplan upprättas redan i planeringsfasen av ett projekt, dvs redan vid ansökan om forskningsmedel.

Forskningmaterial som produceras inom universitetet anses vara allmän handlning oavsett vem som finansierat forskningen och det är därför lagring av data är viktig för att säkerställa att offentlighetsprincipen kan följas enligt lagen om pressfrihet.

En datahanteringsplan beskriver hur data under forskningsprocessen samlas in, hanteras, organiseras, lagras och tillgängliggörs, samt hur bevarande och arkivering av data säkerställs efter avslutat projekt.

En datahanteringsplan bör upprättas redan i början av forskningsprojektet och kontinuerligt uppdateras under arbetets gång.
En datahanteringsplan ska diarieföras, helst tillsammans med kontrakt om beviljade forskningsmedel och reviderade exemplar under hela projektets livscykel.

Projektledarens ansvar är att:

etablera och upprätthålla god hantering av forskningsdata i enlighet med god forskningssed och FAIR-principer (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable data).
säkerställa att digitalt material lagras säkert med hänsyn till back-upprocesser som förser skydd av materialet och långtidslagring
informera projektmedarbetare och studenter om relevanta riktlinjer och rutiner som finns på institutionen.

För att säkerställa att officiella dokument och forskningsdata hålls i god ordning och lagras på ett säkert sätt, ska de lagras i ett system tillgängligt för anställda vid Uppsala universitet alternativt i externa system som uppfyller universitetets krav enligt rutin för lagring och är godkänt av institutionen.

Vad ska arkiveras?
Uppsala universitet är skyldiga att arkivera allmänna handlingar, oavsett medium, från verksamheten. Myndighetens arkiv ska avspegla verksamheten och är enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet.

Arkivlagen säger att alla myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

rätten för medborgarna att ta del av allmänna handlingar,
behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
samt forskningens behov.

Mer information finns på Medarbetarportalen.

IOB:s arkivdokumentation

Mallar, policies och mer information om dokumenthantering och arkivering