Regler för representation

När det gäller representation, t.ex. när vi bjuder ut gäster på restaurang, har universitetet vissa regler vi måste förhålla oss till.

Enklare förtäring/fika som inte ersätter hel måltid är inte representation och behöver inte rapporteras (120 SEK per person).

Arbetsmåltid  (t.ex. lunch eller middag med gästföreläsare eller opponent/betygsnämnden i samband med disputationen) är alltid kostförmån och ska förmånsbeskattas oavsett om det är en lunch eller middag 

Konferens – särskilda villkor gäller (minst 75% av arbetsdag) och agenda/schema/dagordning/program för sammankomsten behövs. Vid frågor om vad som gäller vid en konferens kontakta Karin.

I annat fall ska den som är ansvarig för representation anmäla sammankomsten och skicka mail till prefekten för godkännande med följande information:
- deltagarlista där datum, deltagares namn, funktion och företag/organisation anges
- motivering om antalet interna deltagare  (från universitetet) överstiger antalet externa
- syfte och samband med universitetets verksamhet (att som syfte ange ”äta lunch/middag” betraktas inte som tillräckligt verksamhetsanknytning av skatteverket). Skriv också vilket projekt som betalar.

I svarsbrevet från prefekt framgår typ av representation och vilka regler som gäller:

Intern representation med flest deltagare från UU, inkl. tillfälligt avlönade uppdragstagare. Gränsvärde 700 kr inkl. moms.

Extern representation med flest externa deltagare, syfte marknadsföring, inledande av samarbete. Gränsvärde 1000 kr inklusive moms.

Obs! Vissa bidragsgivare medger inte att medlen används för detta ändamål!

Faktura/Utlägg

Boka middag/lunch gärna via onlinetjänst t.ex. www.thefork.se. Be restaurangen fakturera Uppsala Universitet. Ange sitt namn, referenskod som hämtas hos ekonomiadministratör och fakturaadress

Om det inte är möjligt att fakturera, gör ett utlägg och få ersättning via Primula.

Vid frågor om representation eller vad som gäller vid en konferens kontakta Karin.

För mer information: Handbok för sammankomster och Representationsregler